Fórmulas en Access

Información general sobre las expresiones

Mírelo de esta forma: cuando quiera que Access haga algo, tendrá que hablar su idioma. Por ejemplo, imagine que quiere decirle a Access "Mira en el campo FechaDeNacimiento en la tabla Clientes y dime el año de nacimiento del cliente". Puede escribir esta expresión como:

DatePart("yyyy",[Customers]![BirthDate])

Esta expresión se compone de la función ParcFecha y dos valores de argumento: "yyyy" y [Customers]![BirthDate].

Examinemos la expresión con más detalle.

1 ParcFecha es una función que examina una fecha y devuelve una parte específica. En este caso, se usan los dos primeros argumentos.

2 El argumento de intervalo indica a Access qué parte de la fecha se va a devolver; en este caso, "yyyy" indica a Access que solo quiere la parte del año de la fecha devuelta.

3 El argumento de fecha indica a Access dónde debe buscar el valor de fecha; en este caso [Customers]![BirthDate] indica a Access que busque la fecha en el campo FechaDeNacimiento de la tabla Clientes.

Formas de usar expresiones

Puede usar expresiones para lo siguiente:

• Calcular valores que no existen directamente en sus datos. Puede calcular valores en los campos de tablas y consultas, así como en los controles de formularios e informes.

• Definir un valor predeterminado para un campo de tabla o un control de un formulario o informe. Estos valores predeterminados aparecen cada vez que se abre una tabla, un formulario o un informe.

• Crear una regla de validación que determine los valores que los usuarios pueden especificar en un campo o control.

• Definir criterios de consulta que limiten los resultados al subconjunto que quiera.

Calcular valores

Una de las formas más habituales de usar expresiones de Access es calcular valores que no existen directamente en los datos. Una columna de una tabla o consulta resultante de este cálculo se denomina campo calculado. Puede crear un campo calculado que combina dos o más campos de tabla. Por ejemplo, muchas tablas almacenan nombres y apellidos en campos separados. Si quiere combinar los nombres y apellidos y luego mostrarlos en un único campo, puede crear un campo calculado en la tabla o en una consulta:

[FirstName] & " " & [LastName].

En este caso, los signos de Y comercial (&) combinan el valor del campo FirstName, un carácter de espacio (un espacio entre comillas) y el valor del campo LastName.

Definir un valor predeterminado

También puede usar expresiones de Access para especificar un valor predeterminado para un campo de una tabla o para un control. Por ejemplo, para establecer el valor predeterminado para un campo de fecha en la fecha actual, en el cuadro de la propiedad ValorPredeterminado del campo, escriba lo siguiente:

Date()

Crear una regla de validación

Además, puede usar una expresión para establecer una regla de validación. Por ejemplo, puede usar una regla de validación de un campo de control o tabla para exigir que la fecha que se indique sea mayor o igual a la fecha actual. En ese caso, establezca el valor del cuadro de la propiedad ReglaDeValidación en lo siguiente:

>= Date()

Definir criterios de consulta

Por último, puede usar una expresión para establecer los criterios de una consulta. Por ejemplo, supongamos que desea ver ventas de producto de las órdenes que incluían un lapso de tiempo determinado. Puede especificar criterios para definir un intervalo de fechas, y Access devolverá únicamente las filas que coincidan con los criterios. Por ejemplo, la expresión puede tener el siguiente aspecto:

Between #1/1/2017# And #12/31/2017# 

Al agregar criterios a la consulta y ejecutar la consulta, solo se devuelven los valores que coinciden con las fechas especificadas.